Eierstyring og selskapsledelse

Punkt 1: Redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse
Styret i SpareBank 1 SMN har vedtatt en policy for eierstyring og selskapsledelse og redegjør gjennom dette dokumentet for selskapets eierstyring og selskapsledelse. SpareBank 1 SMN følger Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse. Dokumentet svarer også på kravene fra regnskapsloven § 3-3b.  

Konsernet skal gjennom sin eierstyring og selskapsledelse sikre en forsvarlig formuesforvaltning og gi økt trygghet for at de uttalte mål og strategier blir realisert. God virksomhetsstyring omfatter de verdier, mål og overordnede prinsipper som banken styres og kontrolleres etter for å sikre eiernes, kundenes og andre gruppers interesser.    

Gjennom bankens eierstyring og selskapsledelse er det særlig vektlagt: 

• en struktur som sikrer målrettet og uavhengig styring og kontroll 
• systemer som sikrer måling og ansvarliggjøring 
• en effektiv risikostyring 
• fullstendig informasjon og effektiv kommunikasjon 
• likebehandling av egenkapitalbeviseierne og balansert forhold til øvrige interessegrupper 
• overholdelse av lover, regler og etiske standarder 

Avvik fra anbefalingens pkt. 1: Ingen 

I 2023 fikk de ansatte tilbud om å inngå spareavtaler i egenkapitalbevis med spareavtaler på valgfrie årlige sparebeløp, på henholdsvis 6.000 kroner, 12.000 kroner, 24.000 kroner eller 36.000 krroner. Hvert kvartal kjøper konsernet egenkapitalbevis for det oppspart beløp gjennom Oslo Børs og til børskurs. For hvert annet egenkapitalbevis den ansatte tildeles gjennom spareordningen, gir SpareBank 1 SMN den ansatte ytterligere ett gratis EK-bevis. Tildelingen av «bonusbevis» skjer to år etter oppstarten av sparingen og forutsetter at den ansatte fortsatt eier de opprinnelig oppsparte EK-bevisene, og fortsatt er ansatt i konsernet. Det var 1.054 ansatte som benyttet seg av tilbudet i 2023.  

For å styrke egenkapitalbeviset som et attraktivt finansielt instrument og gi investorer økt innflytelse ved beslutninger som berører eierandelskapitalen krever bankens vedtekter at et kvalifisert flertall innenfor representantene for egenkapitalbeviseierne må stemme for endringer som gjelder eierandelskapitalen i tillegg til representantskapets kvalifiserte beslutning. En angivelse av hvilke saker dette gjelder for er angitt i bankens vedtekter § 10-1, som finnes på bankens hjemmeside. 

Avvik fra anbefalingens pkt. 4: Ingen 

Punkt 5: Aksjer og omsettelighet
Bankens egenkapitalbevis er notert på Oslo Børs med ticker MING og er fritt omsettelige. Vedtektene inneholder ingen begrensninger på omsetteligheten. 

Avvik fra anbefalingens pkt. 5: Ingen 

Punkt 6: Generalforsamling
For finansforetak som ikke er allmennaksjeselskap eller aksjeselskap åpner finansforetakslovens § 8-1 (3) for at det kan fastsettes annet navn på selskapets øverste organ enn generalforsamling. Det følger av vedtektene § 3-1 at Representantskapet skal være bankens øverste organ.  

Representantskap
Konsernets øverste organ er representantskapet. Representantskapet skal se til at banken virker etter sitt formål og i samsvar med lov, vedtekter og representantskapets vedtak.   

Sammensetningen av representantskapet er fastsatt i vedtektene § 3-3 og skal speile sparebankens eiere, kundestruktur og interessegrupper samt samfunnsfunksjonen.  

Representantskapet har 32 medlemmer og 30 varamedlemmer med følgende representasjon: 

• egenkapitalbeviseiere: 12 medlemmer og 10 varamedlemmer 
• fylkestingene i Trøndelag og Møre og Romsdal: 3 medlemmer og 3 varamedlemmer
• kunder: 9 medlemmer og 9 varamedlemmer
• ansatte: 8 medlemmer og 8 varamedlemmer  

Representantskapets oppgaver fremgår av vedtektens § 3-10.  

Møteinnkalling sendes til representantskapet, styret, konsernledelsen og revisor 21 dager før møtet. Innkallingen inneholder alle saksdokumenter som vil behandles i møtet, inkludert forslag til vedtak. Dokumentene publiseres på bankens hjemmeside og gjennom børsmelding, samt e-postutsendelse og utsendelse gjennom styreportalen.  

Vedtektenes § 3-8 er det åpnet for at sparebanken kan kreve at forfall til møtet meddeles innen 5 dager før møtet, noe som er vurdert å være så nært møtedatoen som mulig for å få varamedlemmer til å stille.  

Det følger videre av vedtektene § 3-9 at representantskapets leder er møteleder, eller ved dennes fravær nestlederen. 

Protokoll fra møtene gjøres tilgjengelig på bankens hjemmeside. 

En oversikt over representantskapets medlemmer finnes på smn.no. 

Avvik fra anbefalingens pkt. 6: representantskapet stemmer over valgkomiteens innstilling til styremedlemmer samlet, av hensyn til den kollektive kompetansen i styret. Praksisen avviker fra NUES hvor det anbefales at det stemmes over en og en kandidat.  

Punkt 7: Valgkomité
Det følger av vedtektenes § 5-1 at banken skal ha en valgkomité bestående av fem medlemmer og fem varamedlemmer som velges av representantskapet for en periode på to år. Valgkomiteen skal speile sammensetningen av medlemmer i representantskapet og være sammensatt som følger: 

• To medlemmer med to varamedlemmer velges fra egenkapitalrepresentantenes valgte medlemmer 
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra kunderepresentantenes valgte medlemmer
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra fylkestingsrepresentantenes valgte medlemmer
• Ett medlem med ett varamedlem velges fra ansattevalgte medlemmer 

Representantskapet velger leder til valgkomiteen, medlemmer, fastsetter instruks og for arbeidet i valgkomiteen og fastsetter godtgjørelses for valgkomiteen.    

Valgkomiteen gjennomfører årlige samtaler med alle styremedlemmene og konsernsjefen for å kartlegge behovet i styret, samt få forslag til aktuelle kandidater for styreverv.  

Valgkomiteen skal forberede kundenes og egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. 

Valgkomiteen skal videre forberede valg av: 

• leder og nestleder til representantskapet 
• styremedlemmer  
• leder og nestleder til styret. Disse velges i særskilte valg. 
• representantskapsvalgte medlemmer til styret 
• leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen 

Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes og begrunnelsen skal inneholde informasjon om kandidatens kompetanse, kapasitet og uavhengighet, samt alder, utdannelse og yrkesmessig erfaring. Begrunnelsen bør videre inneholde eventuelle eierinteresser i selskapet, andre oppdrag for konsernet og vesentlige posisjoner i andre selskaper eller organisasjoner. Ved gjenvalg skal innstillingen også gi opplysninger om hvor lenge kandidaten har vært i selskapet og om deltakelse i møtene.  

På bankens hjemmeside er det gjengitt hvem som er medlemmer av representantskapets valgkomite, frister for forslag, angivelse av neste valg og beskrivelse av hvordan forslag kan inngis.  

Valgkomiteen innstiller honorarer til alle tillitsvalgte og fremlegger saken til beslutning for representantskapet.  

Styret foretar en årlig evaluering av sitt arbeid og egen kompetanse. De vurderer arbeidsform, saksbehandling, møtestruktur og prioritering av oppgaver som igjen gir grunnlag for eventuelle endringer og tiltak. 

Uavhengig behandling
Styreinstruksen slår fast at et styremedlem ikke må delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har betydning for egen del eller for noen nærstående. Dette gjelder saker hvor medlemmet må anses for å ha personlige, økonomiske eller andre særinteresser i saken. Det samme følger av de etiske retningslinjene i konsernet. Den enkelte plikter selv å påse at han eller hun ikke er inhabil i behandlingen av en sak. Styret starter hvert styremøte med å avklare om det foreligger forhold som tilsier tilpasninger i saksbehandlingen.   

Styret skal godkjenne avtaler mellom banken og et styremedlem eller med konsernsjefen. Styret skal også godkjenne avtaler mellom banken og tredjemann, der et styremedlem eller konsernsjefen måtte ha en særlig interesse. Styremedlemmer skal på eget initiativ opplyse om enhver interesse den enkelte eller nærstående kan ha. Styrets vurderinger av habilitetsspørsmål skal protokolleres. 

Avtaler mellom banken og øvrige konsernselskaper av vesentlig økonomisk betydning skal fremlegges styret for behandling. 

Styreutvalg
Styret forbereder saker gjennom de lovpålagte styrevalgene godtgjørelsesutvalg, revisjonsutvalg og risikoutvalg. I tillegg har styret et teknologiutvalg som forbereder saker om teknologi. Alle utvalgene har ulike ledere. Medlemmene oppnevnes for en periode på to år. Styret fastsetter mandatene for utvalgene.   

Revisjonsutvalg
Revisjonsutvalgets oppgaver etter finansforetaksloven § 8-19 med tilhørende bokstaver er å:  

• forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen 
• for så vidt gjelder foretakets regnskapsrapportering skal revisjonsutvalget overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon 
• avgi uttalelse om valg av revisor 
• ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet 
• vurdere og overvåke revisors uavhengighet og objektivitet 

Revisjonsutvalget møtes minst fem ganger i året i forkant av styrebehandling av kvartals- og årsrapporter.  

Risikoutvalg
Risikoutvalgets oppgaver er regulert i finansforetaksloven § 13-6 (4) og finansforetaksforskriftens § 13-2. Risikoutvalget skal bidra til at risiko- og kapitalstyringen støtter opp under konsernets strategiske utvikling og måloppnåelse, og samtidig sikre finansiell stabilitet og forsvarlig formuesforvaltning. Risikoutvalget skal bidra til at styrings- og kontrollordninger er tilpasset risikonivået og omfanget av virksomheten.  

Utvalget skal blant annet: 

• bidra til at risikostyringen er i tråd med beste praksis og styrets ambisjonsnivå 
• gjennomgå risikostyringsstrategier og policyer som forberedelse til styrets behandling 
• bidra til at konsernets kapitaldekning er tilfredsstillende innenfor vedtatte konsernstrategi 
• bidra til at lover og forskrifter samt interne regler som regulerer konsernet identifiseres, implementeres, etterleves og kontrolleres. 

Risikoutvalget møtes minst fem ganger årlig. 

Godtgjørelsesutvalg
Styret har etablert et godtgjørelsesutvalg som skal bestå av minst tre styremedlemmer, hvorav en valgt av de ansatte. Styrets leder er fast medlem av utvalget og er også utvalgets leder.   

Godtgjørelsesutvalget forbereder og fremlegger saker for styret om godtgjørelsesordningen, herunder blant annet: 

• Godtgjørelsespolicy 
• Rapport om praktisering av godtgjørelsesordninger 
• Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte som fremlegges for representantskapet. 
• Godtgjørelse for konsernsjef 

Utvalget møtes etter innkalling fra lederen, men minst en gang i året og ellers etter behov. Det kreves at minst to medlemmer av utvalget deltar. 

Teknologiutvalg
Banken etablerte i 2021 et teknologiutvalg, som er et forberedende organ for styret i saker som gjelder konsernets strategiske investeringer i teknologi.   

Teknologiutvalget består av minst to styremedlemmer som ikke er ansatt i konsernet SpareBank 1 SMN. Styret skal også utnevne en leder for Teknologiutvalget. 

Utvalget skal blant annet: 

• Sikre tilstrekkelige strategiske investeringer innen teknologi og digitalisering 
• Sikre at strategiske teknologiinvesteringer gir ønsket verdiskapning 
• Bistå konsernledelsen for å sikre tilstrekkelig innovasjonshøyde og innovasjonshastighet 
• Overvåke og evaluere eksisterende og fremtidige trender innen teknologi/industri som kan påvirke konsernets strategiske planer 

Utvalget møtes etter innkalling fra lederen, men minst fire ganger i året (en gang per kvartal) og ellers etter behov. 

Banken vil foreta en evaluering av om utvalget skal gjøres permanent. 

Utvalgene har anledning til å trekke på ressurser i administrasjonen, hente råd og anbefalinger fra kilder utenfor selskapet, og rapportere fra sin behandling til det samlede styret.  

Avvik fra anbefalingens pkt. 9: Ingen 

Punkt 10: Risikostyring og intern kontroll
SpareBank 1 SMN har en risikostyringsfunksjon som rapporterer til konsernsjef og har adgang til å rapportere direkte til styret. Konsernet har også engasjert KPMG som intern revisor.  

God risiko- og kapitalstyring er sentralt i SpareBank 1 SMNs langsiktige verdiskaping. Internkontroll skal bidra til å sikre effektiv drift og forsvarlig håndtering av risikoer av betydning for å oppnå forretningsmessige mål. 

Konsernets rapport om kapitalkrav og risikostyring, Pilar 3-rapport, inneholder en nærmere beskrivelse av risikostyring, kapitalstyring og kapitalberegning. Rapporten er tilgjengelig på smn.no. 

SpareBank 1 SMN har som mål å opprettholde en moderat risikoprofil, og ha en så høy kvalitet i sin risikooppfølging at ingen enkelthendelser skal kunne skade bankens finansielle stilling i alvorlig grad. Bankens risikoprofil er kvantifisert gjennom mål for rating, risikojustert avkastning, forventet tap, nødvendig økonomisk kapital samt regulatorisk kapitaldekning. 

Styret gjennomgår kvartalsvis konsernets utvikling innenfor de viktigste risikoområdene og foretar årlig en gjennomgang av internkontrollen. Styret har hovedansvaret for å sette grenser for, og overvåke konsernets risikoeksponering. Risikoene måles og rapporteres i henhold til prinsipper og policy som styret har vedtatt og skal støtte opp under konsernets strategiske utvikling og måloppnåelse.  

Styret mottar årlig, fra intern- og ekstern revisor, en uavhengig vurdering av konsernets risiko og internkontroll. Styret følger opp vedtatte rammeverk, prinsipper, kvalitets- og risikomål gjennom: 

• kvartalsvis rapport fra konsernsjef og avdeling for risikostyring 
• kvartalsvis rapport fra etterlevelse 
• kvartalsrapport/årsrapport fra intern revisor 

SpareBank 1 SMN benytter Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissions (COSO) rammeverk og Control Objectives for Information and related Technology (CobiT) rammeverk som grunnlag for prinsipper for internkontroll og risikostyring. 

Prinsipper og rammer for internkontroll og risikostyring er nedfelt i egen policy. Policyen gir føringer for konsernets overordnede holdninger til risikostyring og skal sikre at konsernet har en effektiv og hensiktsmessig prosess. 

Ledelsen i de ulike selskapene i konsernet har ansvar for risikostyring og internkontroll og dette skal bidra til å sikre: 

• målrettet, sikker og kvalitets- og kostnadseffektiv drift 
• pålitelig og rettidig rapportering 
• overholdelse av gjeldende lover og regler samt interne rutiner og retningslinjer 

Etterlevelse
Etterlevelsesfunksjonen er organisert uavhengig av forretningsenhetene og rapporterer til konsernsjef. Funksjonen vurderer selskapets prosedyrer, rutiner og systemer for å sikre regelverksetterlevelse, og gir råd om tiltak som bør iverksettes for å sikre etterlevelse. Funksjonen samler sine observasjonen i en kvartalsvis rapport som presenteres for konsernledelsen og styret.  

Funksjonen skal også etablere retningslinjer og prosesser for å håndtere etterlevelsesrisiko samt sikre at etterlevelse overvåkes og testes gjennom et strukturert og veldefinert overvåkingsprogram.

Forretningsområder, støttefunksjoner og datterselskap skal ivareta etterlevelse ved operasjonalisering av policy for etterlevelse og identifiserte etterlevelsesrisikoer vedtatt av styret.

Internrevisjonen utfører operasjonell revisjon av enheter og forretningsområder, og ingen finansiell revisjon for konsernet. Det utarbeides årlige revisjonsplaner som diskuteres med konsernledelsen, behandles i risikoutvalget og godkjennes av styret. Revisors risikovurderinger ligger til grunn for hvilke områder som skal gjennomgås. Det utarbeides særskilte revisjonsrapporter med resultater og forslag til forbedringstiltak som presenteres for ansvarlig leder og konsernets ledelse. Et sammendrag av rapportene sendes kvartalsvis til risikoutvalget og styret. Eventuelle konsulentoppdrag utføres innenfor standarder og anbefalinger som gjelder for internrevisorer (IIA). 

Etikk og varsling
Det er utarbeidet etiske retningslinjer for konsernet og dets ansatte, og etikk er fast tema på kurs for alle nyansatte. Dette skal bidra til at verdigrunnlaget og de etiske retningslinjene blir godt kommunisert og gjort kjent i hele organisasjonen. Det er etablert klare retningslinjer for varsling dersom ansatte får kunnskap om forhold som er i strid med eksterne eller interne bestemmelser, eller andre forhold som kan være med på å skade konsernets omdømme eller finansielle situasjon. Håndtering av mottatt varsel avklares av den som har mottatt varselet, i samråd med HR-sjef og juridisk direktør. Banken har en avtale med KPMG som sikrer mulighet for anonym varsling. Varslingskanal via KPMG ble benyttet tre ganger i 2023. 

Avvik fra anbefalingens pkt. 10: Ingen 

Punkt 11: Godtgjørelse til styret
Godtgjørelse til styret forberedes av representantskapets valgkomite og bygger på markedsmessige vurderinger, styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og konsernets kompleksitet. Godtgjørelsen er fast og ikke resultatavhengig og det utstedes ikke opsjoner til styremedlemmer.   

Styrets leder, styrets nestleder og medlemmer av styreutvalg godgjøres særskilt. Ingen av de representantskapsvalgte medlemmene av styret har oppgaver for konsernet utover styrevervet.  

Nærmere informasjon om kompensasjon for styret og styreutvalg fremgår av lederlønnsrapporten som publiseres på smn.no. 

Avvik fra anbefalingens pkt. 11: Ingen 

Punkt 12: Godtgjørelse til ledende ansatte
Konsernets godtgjørlesespolitikk er utformet etter finansforetaksloven kap. 15 med tilhørende forskrifter. Styrets godgjørelsesutvalg forbereder saken, før styret fastsetter konsernets godtgjørelsespolitikk årlig. Politikken understøtter konsernets overordnede mål, risikotoleranse og langsiktige interesser. 

Videre utformes politikken for å nå følgende målsetninger: 

• Fremme forsvarlig og effektiv styring av risiko og unngå uønsket risikotagning 
• Stimulere til effektiv kapitalanvendelse  
• Stimulere til redusert risiko for svikt i internkontrollen